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de l’usage du mail

Cet article est une ébauche que je compléterai…

Pour paraphraser une remarque émise lors de l’invention du téléphone…. Le courrier électronique a tant de défaut que l’on ne peut le considérer comme un outil de communication. Le courriel est le service le plus utilisé aujourd’hui sur Internet, l’usage continue de croitre tous les jours, mais est-ce réellement un bon usage ?

Le courrier électronique a des qualités qui favorisent son utilisation, parmi celles qui sont souvent mises en avant :

  • il est simple d’utilisation,
  • il permet de conserver une trace des échanges entre les correspondants,
  • il est non-intrusif (bien que les notifications sonores et visuelles de certains logiciels de messagerie effacent cette qualité).

La netiquette donne d’excellentes indications sur le bon usage du courriel, mais certaines recommandations restent méconnues de la plupart des utilisateurs et les exemples de mauvaises utilisations ne manquent pas !

On arrive dans certaines organisations à des situations grotesques ou certains interlocuteurs annoncent qu’ils ne peuvent tenir leur rôle dans l’organisation car : « ils ont trop de mails« . Bien sur, ce n’est que très rarement formulé de la sorte.

Outil indispensable, qui perd toutes ces capacités (l’outil ou l’utilisateur ?) quand le nombre de message augmentent…
Alors que faire pour avoir moins de courriel dans sa boite ? De quelles solutions dispose-t-on pour répondre à certains besoins ?

  • Pour la diffusion d’informations ?
    Que les listes de diffusion soient constituées par abonnement ou par l’expéditeur spécifiquement pour un envoi, qu’elles soient interne ou externe, les messages n’atteignent que rarement leurs cibles.
    • La solution de remplacement existe, c’est l’agrégation de flux d’information RSS… avec un exemple c’est plus compréhensible : http://www.netvibes.fr ou http://www.linkedfeed.com ;
    • La solution pour publier vos informations, sites de publication Internet, intranet, extranet, peut-être même sous forme de blog, vous ne pouvez pas toujours identifier les bons destinataires, donner leur la chance de recevoir le message !
  • Pour l’élaboration de documents ?
    La solution d’envoyer en pièce jointe un document pour que vos interlocuteurs le corrigent, le commentent ou simplement le valident, présente de nombreux défauts. Tout d’abord les formats de document, encore trop dépendant aujourd’hui du logiciels et du système d’exploitation utilisé.
    • La solution de substitution existe et elle est nettement plus performante, c’est le wiki… pour vous en convaincre, aller faire un tour sur wikipedia : http://fr.wikipedia.org/wiki/Courriel
  • à compléter par d’autres exemples…

Et si vous utilisez le courriel, il faudra probablement s’abstenir lors de :

  • tension entre les correspondants : vous recevez un message qui vous met en colère ? Bannissez la réponse par messagerie interposée (surtout la réponse à tous), en effet, une réponse par messagerie ne fera qu’amplifier le problème dans la plupart des cas. Alors, déplacez-vous ! Vos interlocuteurs sont généralement plus aimables quand vous êtes juste à coté d’eux (ou si c’est vraiment très très très loin, utilisez le téléphone « avec le sourire »…)
  • faire pression : je mets en copie le reste du monde pour faire pression sur machin. C’est vrai que cela fonctionne dans certains cas, mais est-ce une bonne façon de déclencher une collaboration ? Si vous êtes un adepte de ce genre de méthode, interrogez-vous sur le nombre de message sans réponse ? Car une bonne méthode dans ces cas là pour celui qui est mis en cause : ne pas nourrir le troll, et faire son job ;
  • la messagerie est ma poubelle électronique : « une idée » égal « un mail »… Sur mon bureau, lorsqu’un papier m’encombre, il ne mets pas longtemps à rejoindre la poubelle… Certains confondent la messagerie avec une poubelle – le sens hiérarchique importe peu – leurs collaborateurs ou collègues se retrouvent avec des dizaines de messages souvent laconiques n’apportant peu ou pas de valeur ajoutée… On pourrait encourager ces personnes à noter tout ce qu’ils veulent dire à chaque interlocuteur au fur et à mesure, et à envoyer ensuite UN SEUL message ou mieux de mettre en place une rencontre lors de laquelle, les « messages » serait bien mieux portés (et donc bien mieux reçus).

Pour ne pas finir pour cette fois, quelques liens :

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